التخطيط الإداري

مهند نوح

ماهية التخطيط

أنواع التخطيط

مراحل وضع الخطة

عوامل نجاح التخطيط وفشله

 أولاًـ ماهية التخطيط:

إن جوهر التخطيط الإداري adminstrative planning يقوم على التنبؤ بالمستقبل من خلال معطيات الحاضر، لذلك فقد عرف بعضهم التخطيط بأنه عملية ذهنية منظمة لاختيار أفضل الوسائل الممكنة لتحقيق أهداف محدودة.

وكذلك رأى بعض الفقه أن التخطيط هو وظيفة تعني تبصر مستقبل المنظمة ليس للتنبؤ به فحسب، إنما للسيطرة عليه وبالأحرى لصناعته وصياغته بما يحقق مصلحة المنظمة الإدارية والأهداف التي تتوخاها.

استناداً إلى ما تقدم يمكن تحديد مضمون التخطيط بما يأتي:

1ـ التنبؤ بالمستقبل: حيث يعد ذلك جوهر عملية التخطيط، وإن الخطة تعتمد على التقديرات والاقتراحات التي يتوقع واضعو الخطة تحقيقها في المستقبل… حتى يقال إن دقة التنبؤ هي سر نجاح التخطيط.

2ـ الاستعداد للمستقبل: أي حشد كل الوسائل والطاقات البشرية والمادية الكفيلة بتنفيذ هذه الأهداف المطلوب تحقيقها عن طريق الخطة، ومن دون أدنى شك فإن من دون هذا الاستعداد تبقى عناصر الخطة مقولات صماء غير قابلة للتحقق.

3ـ معرفة الحاضر: إذ إن الخطوة الأولى في التخطيط هي معرفة الحاضر أو واقع الحال، والرقم خير مترجم لصورة الحاضر ومعبِّر عنها والإحصاء هو القاعدة لانطلاق أي خطة تطويرية في جميع القطاعات، ومن دون الدراسات الإحصائية الواقعية التي تثبت واقع الحال، فإنه غالباً ما تكون الرؤى المستقبلية في وادٍ والواقع في وادٍ آخر.

ويتولى التخطيطَ مبدئياً القادةُ الإداريون في الدولة إلا أن تعقد العمليات التخطيطية قد أدى إلى وجود أجهزة متخصصة مختلفة في هذا المجال:

أ ـ إدارة عامة مركزية للتخطيط: وقد تكون هذه الإدارة وزارة أو مديرية عامة أو هيئة عامة، وهذه الإدارة من دون شك في حال إنشائها يكون عملها التخطيطي شاملاً لكل مرافق الدولة، أما التنفيذ فيقع مبدئياً على عاتق الوزارات والأجهزة المختلفة في الدولة وفقاً لاختصاص كل منها.

ب ـ وحدات لا مركزية للتخطيط: حيث توجد في بعض الدول وحدات للتخطيط في كل وزارة أو مؤسسة، وتتولى هذه الوحدات مهمة التخطيط ووضع البرامج والسياسات للوزارة أو المؤسسة التابعة لها.

ثانياً ـ أنواع التخطيط:

هناك أنواع مختلفة للتخطيط وفقاً للزاوية التي ينظر إليها، وأهمها:

1ـ التخطيط الهيكلي والتخطيط الوظيفي: ويقصد بالتخطيط الهيكلي اتخاذ مجموعة من القرارات والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى تغيير الفلسفة الاقتصادية والاجتماعية والهيكل الاقتصادي للمجتمع قبل البدء في إعداد تنفيذ الخطة الاقتصادية، ويحتاج التخطيط الهيكلي من الناحية العملية إلى إصدار سلسلة من القوانين والتشريعات.

أما التخطيط الوظيفي فيقصد به إعداد الخطة الاقتصادية وتنفيذها ضمن الهيكل الاقتصادي والاجتماعي القائم من دون إحداث تغييرات ضرورية فيه، وبطبيعة الحال يتبين أن التخطيط الهيكلي يتبع في الدول النامية خاصة، أما التخطيط الوظيفي فيتبع في الدول المتقدمة اقتصادياً.

2ـ التخطيط الشامل والتخطيط الجزئي: ويقصد بالتخطيط الشامل أن تشمل الخطة الاقتصادية خصوصاً جميع فروع النشاط الاقتصادي من إنتاج وخدمات. أما التخطيط الجزئي فيقصد به إعداد خطة اقتصادية لفرع معين من فروع النشاط الاقتصادي وتنفيذها، كتخطيط الإنتاج الزراعي أو تخطيط الخدمات أو الصحة…إلخ.

3ـ التخطيط الوطني والتخطيط الإقليمي: ويقصد بالتخطيط الوطني أن تشمل الخطة جميع المناطق بالدولة. أما التخطيط الإقليمي فيقصد به إعداد خطة تنفذ ضمن إطار إقليمي معين. والأصل في التخطيط ولا سيما الاقتصادي منه أن يكون وطنياً أي شاملاً لجميع مناطق الدولة حتى تضمن تحقيق التوازن الجغرافي للنمو الاقتصادي.

4ـ التخطيط الأصلي والتخطيط المساعد: ويقصد بالتخطيط الأصلي ما يتعلق بالقطاعات الاقتصادية المختلفة من إنتاج وخدمات. أما التخطيط المساعد فيتعلق بالمتغيرات الاقتصادية كالأسعار والأجور والادخار… والتخطيط الاقتصادي السليم يجب أن يشتمل على كلا النوعين.

5ـ التخطيط طويل المدى ومتوسط المدى وقصير المدى: والتخطيط طويل المدى يوضح الأهداف العامة التي يرغب المجتمع في تحقيقها على الأجل الطويل (20ـ30 سنة مثلاً)، وبعد إعداد الخطة طويلة المدى توضع الخطة متوسطة المدى (3ـ7 سنوات)، حيث يتم تحديد الأهداف التي يراد تحقيقها خلال فترة الخطة على ضوء الأهداف التي سبق تحديدها في معايير الخطة طويلة المدى، وكذلك فإن الخطة متوسطة المدى تشتمل على تفصيل الإجراءات والوسائل والسياسات التي يجب اتباعها لتحقيق هذه الأهداف.

أما الخطة قصيرة المدى فهي خطة سنوية وتتضمن الخطة السنوية التي تتضمن تفصيلاً الإجراءات والوسائل  والسياسات.

6ـ التخطيط الرئيسي والتخطيط التكميلي: ومعنى ذلك أن توضع الخطة في جزأين: جزء رئيسي وله الأولوية، وتقوم الدولة بتنفيذه، وهو الذي تكون الموارد المالية اللازمة له متوافرة مقدماً.

أما الجزء التكميلي فإنه ينفذ فقط في حالة توافر الموارد المالية اللازمة له، أما في حالة عدم توافر الموارد المالية فلا ينفذ الجزء التكميلي من دون أن يؤثر ذلك تأثيراً كبيراً في الهيكل الأساسي للجزء الرئيسي من الخطة.

7ـ التخطيط المركزي والتخطيط التأشيري: وطبقاً للتخطيط المركزي تقوم الدولة بوضع خطة اقتصادية للاقتصاد الوطني في مجموعه أو لمختلف قطاعاته بل للوحدات الاقتصادية التي يتألف منها، وتلتزم عندئذٍ جميع الوحدات بتنفيذ ما يصدره جهاز التخطيط المختص من تعليمات، وكان هذا الأسلوب يسود في دول المعسكر الاشتراكي سابقاً، لأنه كان يأتلف مع البنية الاقتصادية السائدة في هذه الدول.

أما التخطيط التأشيري فيوجد عادة في البلاد التي يحتل فيها القطاع الخاص مركزاً كبيراً في عملية الإنتاج، وطبقاً لهذا الأسلوب تقوم الدولة بإعداد خطة اقتصادية تترك للوحدات الإنتاجية على اختلاف أنواعها حرية تنفيذها، إلا أن الدول تتجه إلى استخدام أسلوب الحوافز لإغراء الوحدات الإنتاجية بالتقيد بالأهداف العامة للخطة، ومن الأمثلة على ذلك أسلوب التخطيط في فرنسا.

والجدير ذكره أن بعضاً من الفقهاء يذهب إلى اتباع تقسيم مختلف للتخطيط، حيث يرى أن أنواع التخطيط تنقسم إلى ما يلي:

> التخطيط الاستدلالي: حيث تشير الدولة إلى ما يجب تحقيقه من الأهداف المعنية من دون أي تدخل منها، وإذا حاولت التدخل فإنها تمارسه عن طريق التوجيه والإرشاد.

> التخطيط التشجيعي: حيث تلجأ الدولة إلى اعتماد حوافز مادية ومعنوية تقدمها إلى الأفراد أو الجماعات لتؤثر في سير الأهداف الموضوعة.

> التخطيط الإلزامي: حيث تلزم الدولة الأفراد والهيئات بتنفيذ المخطط الموضوع من قبلها.

ثالثاً ـ مراحل وضع الخطة:

تستلزم عملية التخطيط Planning process بيان ما يجب عمله وكيفية عمله والمدة الزمنية لذلك. وعلى هذا الأساس فإن لكل عملية تخطيطية خمسة مقومات أساسية وهي:

1ـ تحديد الأهداف: يجب أن تكون الأهداف المراد تحقيقها محددة بدقة وأن تكون متكاملة لا تناقض بينها، لأن الغرض النهائي من التخطيط هو تنفيذ الأهداف.

2ـ تحديد الوسائل: بعد تحديد الأهداف يجب تحديد الوسائل التي تمكن من تحقيقها، وهذا يستلزم:

أ ـ جمع المعلومات اللازمة وتحليلها، كأن تقوم ـ مثلاً ـ الجهة المختصة بدراسة القوانين والأنظمة المتعلقة بالهدف المنوي تحقيقه.

ب ـ تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ الخطة، كتحديد قيمة الأموال اللازمة والمتوافرة وكيفية تأمين هذه الأموال وأوجه استخدامها وإنفاقها.

ج ـ تحديد الجهاز البشري اللازم لتنفيذ الخطة.

د ـ تحديد أولويات التنفيذ بالنسبة إلى كل مشروع واردٍ في الخطة.

هـ ـ وضع عدد من الخطط البديلة وذلك ليستطاع انتقاء الخطة الفضلى وتنفيذها، وليستطاع العدول عن خطة قيد التنفيذ إلى خطة بديلة، إذا تطلبت الظروف ذلك.

3ـ تحديد المدة الزمنية: يستلزم التخطيط تحديد موعد بدء التنفيذ وموعد الانتهاء منه، وبالتالي إعداد جدول زمني للتنفيذ، فالوقت عنصر في أي خطة، وغالباً ما يكون اختيار خطة معينة راجعة في الأصل لرغبة الانتهاء من العمل خلال فترة معينة.

4ـ إذاعة الخطة: وهذا يعني إحاطة كل من يجب أن يشارك في تنفيذ الخطة علماً بها وبأهدافها على نحو كلي، إلا أن الواقع العملي يكشف أن الوحدة الإدارية الفرعية غالباً ما تكون مدركة بالجزء الخاص بها بالخطة، من دون أن تكون مدركة لموقع هذا الجزء في الخطة العامة.

5ـ متابعة الخطة وتقويمها: وتعد هذه المرحلة من أهم مراحل التخطيط وأدقها، وفيها يفترض أن المعلومات والبيانات والإحصاءات قد توافرت وأصبح من اليسير مقارنة النتائج التي تم إنجازها بالأهداف المقررة على مستوى برنامج العمل الشامل، مما يعطي دلالة صادقة على مدى النجاح أو الإخفاق في إعداد الخطة وقدر الدقة في تنفيذها، ومن ثم الاستفادة بالخبرات المكتسبة من دروس هذه الخطة في ترشيد وزيادة فعالية إعداد والخطط اللاحقة وتنفيذها.

رابعاً ـ عوامل نجاح التخطيط وفشله:

تتحكم عدة عوامل في نجاح التخطيط وهي في مجملها تتمثل بما يأتي:

1ـ أن يكون للخطة هدف واضح، محدود ومعقول، ويجب أن تتركز جميع الأنشطة وتتكاتف كل الجهود لتحقيقه.

2ـ يجب أن تكون الخطة بسيطة وسهلة أي أن تكون جميع جزئياتها وخططها الفرعية ومراحلها متسلسلة تسلسلاً منطقياً يؤدي إلى توحيد الفهم لجميع القائمين على مختلف مراحل تنفيذها.

3ـ أن تكون الخطة نتاج مشاركة العاملين في الإدارة، وتعد مشاركة العاملين في الإدارة ـ بوضع الخطط وإعدادها ـ أمراً مرغوباً فيه من أجل رفع الحس بالمسؤولية عند تنفيذ هذه الخطة.

4ـ أن تكون الخطة مرنة وخاضعة لمراجعات دورية في ضوء الخبرة والتقدم.

5ـ أن يقوم بتنفيذ الخطة جهاز إداري على درجة من الكفاءة والاقتدار وعلى مستوىً عالٍ من العلم والمهارة والدقة.

6ـ أن يكون التخطيط مركزياً والتنفيذ لا مركزياً، والواقع أن مبدأ مركزية التخطيط لا يتعارض أبداً مع مبدأ وجوب المشاركة في إعداد الخطة ووضعها، وذلك أنه يتعين على الوحدة الإدارية الدنيا أن تتقدم بمشاريع لخططها الفرعية، ثم ترفع هذه الاقتراحات والمشاريع بعد أن تتم مناقشتها وتعديلها في الوحدة الإدارية الأعلى.

7ـ أن تخضع مراحل تنفيذ الخطة للرقابة المستمرة بهدف تنفيذها الفعال.

8ـ أن يتم نشر الوعي التخطيطي لدى كل المواطنين، فضلاً عن نشره لدى العمال في أجهزة الإدارة العامة.

وهناك عدة عوامل من شأنها أن تسبب فشل التخطيط، وهي تتجسد بما يأتي:

أ ـ عدم شمولية التخطيط: كأن يجري مثلاً التخطيط لنشاط معين من دون التخطيط لنشاط آخر مرتبط به ارتباطاً وثيقاً.

ب ـ نقص المعلومات أو عدم دقتها: فالتخطيط السليم يرتكز على معلومات دقيقة للأوضاع القائمة، وكل خلل في هذه المعلومات يؤدي بالنتيجة إلى فشل الخطة.

ج ـ عدم كفاءة الأجهزة التنفيذية: لعدم التمتع بالكفاءات اللازمة لتنفيذ الخطة، ويرجع ذلك أساساً إلى الافتقار إلى التدريب التقني والعلمي اللازم لتنفيذ الخطة من قبل العاملين المعنيين.

د ـ عدم التفاعل مع الخطة: حيث إن خطة العمل الجديدة تعني اقتلاع نمط العمل الذي كان قائماً واستبدال نمط عمل جديد به، وهو ما يؤدي إلى التصادم بين القديم والجديد، لعدم الاقتناع بالأساليب الجديدة، ولأن المصالح الخاصة تتطلب ذلك.

ـ إبراهيم عبد العزيز شيحا، الإدارة العامة (العملية الإدارية) (الدار الجامعية، بيروت 1993).

ـ أحمد صقر عاشور، الإدارة العامة (دار النهضة العربية، بيروت 1979).

ـ عبد الكريم درويش وليلى تكلا، أصول الإدارة العامة (مكتبة الأنجلو مصرية، القاهرة 1976).