logo

logo

logo

logo

logo

برمجيات إدارة المشاريع

برمجيات اداره مشاريع

Project management software -

برمجيات إدارة المشاريع

إياد زوكار

مساهمة البرمجيات في عملية إدارة المشاريع

أنواع برمجيات إدارة المشاريع

الميزات الرئيسية لبرمجيات إدارة المشاريع

بعض برمجيات إدارة المشاريع المستخدمة والمنتشرة

 

برمجيات إدارة المشاريع project management software هي حلول برمجية تسمح لفرد أو لفريق من الناس بتتبع تنفيذ أي مشروع من بدايته حتى نهايته؛ إذ يوفر هذا النوع من البرمجيات عادة لمدير المشروع وأعضاء فريق العمل نقطة التقاء واحدة لكمٍّ كبير من المعلومات القيِّمة المتعلقة بالمشروع؛ مثل: جدولة الموارد وإدارة الموازنة وإدارة الوقت وتتبع العمليات وإسناد المهام ومراقبة الجودة وإعداد التقارير وإجراء التوثيق وكل الأعمال بمراحلها المختلفة.

تهدف برمجيات إدارة المشاريع إلى زيادة الكفاءة ودقة المعلومات، وذلك بجعل دورة تطور أعمال المشروع أكثر شفافية للمعنيّين بالمشروع؛ إذ يُقدَّم لكل عضو في الفريق المعلومات التي تخص مهمته، وهذا يسمح له بمتابعتها، كما يمكن إعطاؤهم إمكان الوصول إلى معلومات عن المهام الموكلة إلى الآخرين كي يتمكنوا من تفهم أفضل لكيفية تقدم العمل في المشروع ككل، وهكذا يشترك الجميع في تتبع أعمال المشروع وتفادي الوقوع في الأخطاء، وبالنتيجة فإن هذه البرمجيات توفر آلية واضحة لتدفق المعلومات بين مدير المشروع وأعضاء فريق العمل تمكِّن الجميع من تحديث معلوماته عن تقدم العمل ويعزز فرص نجاحه.

يهيمن حالياً على صناعة برمجيات إدارة المشاريع عدد من الشركات الكبرى المعروفة وبعض الشركات الصغيرة. ويشهد هذا القطاع تزايداً ثابتاً في السوق من حيث الطلب والنمو، خصوصاً مع اتجاه الشركات البرمجية على نحو متزايد إلى وضع حلول تقنية من أجل حل القضايا التنظيمية والتعاونية. يشيع خطأً أن الحاجة إلى برمجيات إدارة المشاريع تخصّ فرق تقانة (تكنولوجيا) المعلومات وصناعة التقانة فحسب؛ إلا أن الاتجاهات الأخيرة تبين بوضوح أن جميع القطاعات - ومنها قطاعات التعليم والبناء والتصنيع والمنظمات غير الربحية - تستخدم هذه البرمجيات لإدارة عدد من المشاريع المعقدة والمسائل الإدارية ومتابعتها، ويمكن لهذه البرمجيات تزويد الأفراد وفرق عمل المشاريع بأدوات مهمة تسمح لهم بتتبع تقدم المشروع، وبملاحظة المشاكل المحتملة قبل وقوعها، وباحترام مواعيد التسليم، وبتوفير متطلبات المشروع، وبتأدية دور أساسي تنسيقي بين جميع الأطراف المشاركة في إدارة المشروع وتنفيذه. ويمكن أن يؤدي تعزيز الكفاءة الناجم عن استخدام برمجيات إدارة المشاريع وحده إلى خفض التكاليف، ومن ثم زيادة عائد الاستثمار إلى الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء.

تدير معظم الشركات اليوم مشاريعها باستخدام مجموعة من الأدوات مثل جداول بيانات وتقويمات على الشابكة (الإنترنت) لم تكن مصمّمة بالضرورة من أجل إدارة المشاريع المعقدة. وعلى الرغم من أن العديد من مديري المـشاريع على علم بوجود هذه البرمـجيـات؛ إلا أن معظمهم لا يدرك الفوائد المرجوة من استخدامها، وذلك في الغالب بسبب عدم وجود معرفة كافية بكل أنواع برمجيات إدارة المشاريع وأثر تلك البرمجيات في مراحل المشروع كاملة. إذ توجد اليوم حلول برمجية قوية ومعيارية يمكن استخدامها في أي صناعة نظراً لاحتوائها على إمكانات معرفية تغطي احتياجات المشروع كافة، إضافة إلى سهولة استخدامها. ومع ذلك تختار بعض الشركات إعداد برمجيات مخصَّصة ومصمَّمة لها، فعلى سبيل المثال؛ يشيع لدى المنظمات غير الربحية استخدام برمجيات لإدارة المشاريع تم تصميمها خصوصاً لجمع التبرعات والأنشطة الإدارية المتعلقة بهذا النوع من الأعمال.

مساهمة البرمجيات في عملية إدارة المشاريع

توجد فوائد عديدة لنشر برمجيات إدارة المشاريع واستخدامها منها:

- يُمكن لجميع أعضاء الفريق إدارة الأزمنة والتقويمات الخاصة بالمشروع باستعمال تطبيق حاسوبي واحد.

- إنشاء تقويمات فريق العمل للاستخدام المشترك، وكذلك تقويمات خاصة للاستخدام الفردي في أي وقت.

- الحفاظ على معلومات الموازنة وتتبع استخدامها.

- تحديد أولويات المهام بسهولة، وتحديد مهام جديدة، وإسناد المهام إلى آخرين بحسب الاختصاص.

- تقديم تقويمات فورية بشأن البنود التي يجري إنجازها وتسليمها.

- إمكان استعمال قاعدة البيانات المركزية المحتوية على جميع الوثائق والمعلومات المتعلقة بالمشروع من قبل المشاركين فيه.

- إمكان إنشاء واجهات حاسوبية خاصة بأعضاء الفريق لاستخدامها في الأعمال التنفيذية ومتابعة العمل وتمكينهم من الوصول إلى قائمة المهام التي تم إسنادها إلى الأعضاء الآخرين بغية التكامل معهم لإنجاز المهام بصورة أفضل.

- متابعة التقدم المتحصل عليه والتقدم المتوقع والمشاكل الحادثة أو المتوقعة في واجهة مشتركة، وهذا يسمح لأعضاء الفريق الآخرين بتكوين فكرة واضحة عن وضع المشروع في تلك اللحظة مقارنةً بالخطة الأساسية للمشروع.

- التواصل السريع للمشاركين بعضهم مع بعض، وتسجيل جميع الاتصالات من داخل البرنامج وتعقبها، وتعقب مهام المشروع وتحديد مقدار الوقت الذي تستغرقه بسهولة.

- إعداد التقارير المختلفة مثل الموازنة والجدول الزمني لإنجاز المشروع والانحرافات عنه انطلاقاً من البيانات الموجودة، وذلك بمعالجتها وطباعتها.

أنواع برمجيات إدارة المشاريع

تتوفر برمجيات إدارة المشاريع حالياً بصورة تطبيقات مستقلة أو بصورة مبنية على الحوسبة السحابية cloud-computing ، وقد بدأت حالياً الأنظمة المبنية على الحوسبة السحابية في الانتشار المتزايد، في حين بدأت التطبيقات المستقلة تفقد قوتها.

أما التطبيقات المستقلة فيجري استضافتها على مخدمات الشركة، ويُسمح لأعضاء فريق العمل بالوصول إلى المعلومات من موقع مركزي، وهي تسهل التعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق المشارك في تنفيذ المشروع، نظراً لأنها تسمح لهم بالوصول إلى التقويمات المشتركة وبالتواصل من خلال الأداة المركزية. كما أنها توفر للمستخدمين واجهات مبسطة وأوقات استجابة سريعة بفضل العمل على شبكة محلية، ومع ذلك فإنها يمكن أن تكون مكلفة جداً وبعيدة عن متناول معظم الشركات الصغيرة.

أما بالنسبة إلى برمجيات إدارة المشاريع المعتمدة على الحوسبة السحابية؛ فتكون موضوعة على شبكة الإنترنت (الشابكة)، ويجري الوصول إليها عن طريق متصفح الإنترنت من أي حاسوب وفي أي وقت. ولما كانت هذه البرمجيات موجودة في «السحابة»؛ فلن يكون هناك حاجة إلى عمليات الصيانة من قبل فريق المعلوماتيِّين لدى الشركة أو إلى شراء أي أجهزة إضافية. بدلاً من ذلك تقوم الشركة المصنِّعة لهذه البرمجيات بإجراء جميع التحديثات إضافة إلى ضمان عمل مخدماتها في جميع الأوقات. ويسهّل هذا النوع من البرمجيات التعاون بين أعضاء الفريق في الزمن الحقيقي real time، وترى شركات كثيرة أن استخدام البرمجيات المعتمدة على الحوسبة السحابية أيسر من استخدام التطبيقات المستقلة. ومع ذلك فإن حدوث انقطاع في شبكة الإنترنت يقيد الوصول إلى أدوات إدارة المشاريع والاتصال البطيء بالإنترنت سيؤدي إلى بطء زمن استجابة البرمجيات والحصول على المعلومات والتفاعل معها.

الميزات الرئيسية لبرمجيات إدارة المشاريع

لكل برنامج من برمجيات إدارة المشاريع ميزات وظيفية خاصة به. وفيما يلي قائمة بالميزات الرئيسة لعدد من برمجيات إدارة المشاريع المتوفرة في الأسواق المختصة:

- واجهة معتمدة على الوب web-based interface

يمكن لجميع المشاركين بالمشروع الوصول إلى جميع ميزات التطبيق في أي وقت ومن أي مكان وذلك باستعمال الإنترنت.

- لوحة شخصية personal dashboard

يمكن لكل عضو في الفريق أن يخصص لوحة شخصية خاصة به في التطبيق، وهذا يشبه إلى حد ما الصفحة الرئيسية home page، وذلك لعرض المعلومات التي يرغب في الوصول إليها بانتظام، والتي يجري تحديثها في الزمن الحقيقي، ويمكن أن تشمل أي شيء مثل الرسائل الجديدة أو قوائم المهام والتقويمات وغيرها.

- لوحة المشروع project dashboard

يتم تخصيص هذه الشاشة عادة من قبل فريق الإدارة، وتوفر طريقة عرض بيانية لحالة المشروع، ويتم جمع البيانات بانتظام من قبل جميع أعضاء الفريق لتُستخدم في تحديث لوحة المشروع ولتوفير المعلومات المحدَّثة لأعضاء الفريق.

- لوحات متعددة multiple dashboards

وتمتلك فوائد للأفراد والفرق التي تعمل على مشاريع متعددة في الوقت نفسه؛ إذ تسمح لهم بالوصول إلى جميع هذه المشاريع من خلال واجهة مستخدم واحد.

- نفاذ محدود (مقيّد) restricted access

تحديد صلاحيات أعضاء الفريق للوصول إلى بيانات ووظائف التطبيق. فمثلاً، قد لا يكون من الضروري السماح لجميع أعضاء الفريق الوصول إلى الموازنة وحساب المصاريف أو التكاليف.

- تتبع الموازنة budget tracking

لتعريف وتحديث جميع جوانب موازنة المشروع ونفقاته في واجهة واحدة، ويمكن أيضاً إعداد تقارير عن حالة الموازنة.

- التقويمات / الجداول calendars/schedules

يمكن استخدام التقويمات الفردية والجماعية لتتبع المواعيد النهائية للمهام المسندة كافة. ويمكن تحديث التقويمات الفردية من قبل مدير المشروع ومزامنتها مع تقويم المجموعة، كما يمكن الوصول إلى تقويم المجموعة من قبل أعضاء المشروع حيث يوفر لهم مشهداً عن جميع مهام المشروع والمواعيد النهائية، كما يمكن عرض بيانات التقويم على شكل مخطط Gantt.

- تكامل تقويم طرف ثالث third party calendar integration

مزامنة جدول المشروع الزمني أو تقويمه (من خلال برامج إدارة المشروع) مع تقويم طرف ثالث مثل تقويم Google أو Outlook .

- تتبع الوقت time tracking

تحديد الوقت الذي صُرف على مهمة معينة أو على المشروع بكامله، ومقارنة التقدم الفعلي في العمل بما تم التخطيط له.

- قوائم المهام task lists

يمكن لأعضاء الفريق إنشاء قوائم للمهام تحتوي على معلومات خاصة بكل مهمة، وخصوصاً الموعد المحدد لإنجازها، ووضعها الحالي (انتظار – قيد الإنجاز– منتهية).

- إسناد المهام task assignments

يستطيع مدير المشروع إسناد المهام لأعضاء المشروع تلقائياً، أو الطلب من أحد أعضاء الفريق قبول مهمة معينة.

- تخصيص الموارد resource allocation

إنشاء جميع الموارد اللازمة للمشروع وإدارتها، ويمكن تحديد قيمة كل مورد ومدى توفره، كما يمكن عند تتبع العمل بيان أي مورد غير مستخدم أو مطلوب بكمية أكبر من المتوفرة.

- قاعدة بيانات مركزية للوثائق centralized document database

تخزين مجموعة واسعة من الملفات في موقع واحد يسهل الوصول إليه، ويمكن أيضاً أن تُستخدم قاعدة البيانات لتخزين نسخ احتياطية من بيانات المشروع.

- تتبع الإصدار version tracking

تتبع جميع وثائق المشاريع، ومن ذلك المرفقات التي يتم رفعها بمختلف إصداراتها.

- إدارة المخاطر risk management

يمكن لأعضاء الفريق تحديد المخاطر المحتملة التي قد تحدث وعواقبها، حيث يقوم مدير المشروع إما بقبولها وتصنيفها وفقاً لنوع المخاطر ومستواها وإمّا برفضها، وعند حدوث عقبة ما تُسند المهمة إلى عضو مختص آخر من الفريق.

- التراسل الفوري instant messaging

يمكن لأعضاء الفريق ترك رسائل والتواصل بعضهم مع بعض في الوقت الحقيقي. يتم عادة حفظ جميع الرسائل حتى يقوم المتسلم بحذفها.

- لوحات مناقشة / منتديات / ألواح بيضاء رقمية discussion boards / forums / digital whiteboards

تسمح هذه الأدوات بتواصل الأعضاء بعضهم مع بعض، ويمكن تخصيص لوحات مناقشة لتشمل مجموعة من الأقسام، مما يُسهِّل على أعضاء الفريق الانضمام إلى المناقشات التي تخصهم فقط.

- إشعارات البريد الإلكتروني email notifications

عند حصول أي تغيير على المشروع يتم إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني آلياً للمعنيِّين بهذا التغيير.

- قوالب templates

تُستخدم القوالب في إحداث مشروع جديد، وتخص عموماً الجداول الزمنية والتقارير وقوائم المهام وغيرها.

- تقارير متقدمة advanced reporting

يمكن إعداد تقارير عن وضع المشروع تشمل معلومات عن الموازنة والمصاريف وإدارة المخاطر والجدول الزمني وبيانات المهام، ويمكن إعداد تقارير عن كامل المشروع أو عن جزء منه أو حتى عن الأفراد لتقييم الأداء.

- مخططات رسوم بيانية مخصصة customizable charts and graphs

لعرض جميع أنواع معلومات المشروع بيانياً بما يتناسب مع طبيعتها.

- دعم متعدد اللغات multilingual support

يمكن اختيار لغة التطبيق من قبل المستخدم.

- دعم بالجهاز المحمول mobile device support

يمكن الوصول إلى البرنامج من خلال الهاتف المحمول الذكي عبر واجهة ويب مخصصة للهواتف المحمولة.

- إضافات add-ons

يمكن شراء تطبيقات إضافية لتوسيع وظائف البرنامج الحالي أو تخصيص بعض ميزاته، ويمكن استخدام بعض الوظائف الإضافية لمكاملة تطبيق من طرف ثالث مثل المزامنة مع برامج محاسبة.

- الدعم المهني professional support

يمكن لمندوب الشركة المصممة للبرمجية توفير التدريب الأولي على استخدامها، وكذلك تقديم الدعم التقني المستمر.

بعض برمجيات إدارة المشاريع المستخدمة والمنتشرة

هناك العديد من الشركات التي تطور برمجيات لإدارة المشاريع، سواء تطبيقات مستقلة أم برمجيات معتمدة على الحوسبة السحابية، ويدرج الجدول الآتي بعضاً من هذه البرمجيات:

التطبيقات المستقلة

البرمجيات المعتمدة على الحوسبة السحابية

Microsoft Project

Basecamp

FogBugz

QuickBase

BrightWork

Huddle

Collabtive

@task

Contactizer

5pm

Dolibarr ERP/CRM

24SevenOffice

dotProject

Assembla

Endeavour Software Project Management

Central Desktop

Easy Projects.NET

Cerebro

مراجع للاستزادة:

-C. Y. Dhembre, P. J. Shaikh, S. A. Gawali, A. R. Khan, Cloud Services for Collaborative Web Based Project Management System, International Journal of Computer Science, Volume 8, IJCSI Press 2011.

-Project management Body of Knowledge. Edition, Project management Institute 2008.


التصنيف : كهرباء وحاسوب
النوع : كهرباء وحاسوب
المجلد: المجلد الرابع
رقم الصفحة ضمن المجلد : 0
مشاركة :

اترك تعليقك



آخر أخبار الهيئة :

البحوث الأكثر قراءة

هل تعلم ؟؟

عدد الزوار حاليا : 1020
الكل : 43826324
اليوم : 109719